Kommunikációs időpocsékolás

Írd meg emailben, mert most halálosan be vagyok táblázva! – írta valaki, akitől személyes találkozót kértem. A bejegyzés szólhatna arról  is, hogy aki halálosan be van táblázva, az valószínűleg nem jól menedzseli az idejét. De inkább arról szeretnék írni, hogy miért nem írtam meg az emailt.

Az egyik ok a befektetendő munka mennyisége volt. A megbeszélendő téma természete olyan, hogy sokkal kevesebb időbe telik elmondani, mint leírni. Egy egyszerű költség-haszon (itt időköltség-haszon) elemzéssel eldönthető volt, hogy a haszon csak az egyikőnknél jelentkezne időmegtakarítás képében, nálam viszont a ráfordított idő nem hozná meg a kívánt hasznot. Tehát nagyon egyenlőtlen helyzet teremtődne.

A várt haszon várható elmaradása volt a másik okom. A téma természete olyan, hogy több apró, egyszerű, de szükséges részfeladatból áll, amelyhez közös megegyezés szükséges. Tehát egy olyan folyamatnak néztünk volna elébe, amely emailváltások hosszú sorából állt volna, miközben a közös megegyezés az eredetileg kért személyes találkozón rövid idő alatt megszülethetett volna. Vagyis az is könnyen eldönthető volt, hogy az általam kért feladatok megoldása sokkal több időt venne igénybe emailen, és az eredmény szinte biztosan nem olyan lenne, mint amilyet szeretnék, ami újabb végeláthatatlan emailváltásokhoz vezetne. Vagyis pocsékolnánk egymás hasznos idejét, amiből, noha nem vagyok halálosan betáblázva, nekem is véges van.

A probléma tehát nagyrészt abból fakadt, hogy nem akartam emailt írni. Ennek oka pedig az volt, hogy az adott helyzetben nem az email a megfelelő kommunikációs csatorna. Korábban már írtam arról, hogy milyen gondokat okoz, hogy ha nem úgy tekintünk szoftverekre, hardverekre, mint a feladatmegoldás célszerszámaira. Tulajdonképpen itt ugyanerről van szó: van egy megoldandó probléma és ahhoz kell megtalálnunk a megfelelő kommunikációs csatornát mint célszerszámot.

Az utóbbi évtizedekben jelentősen bővült a kommunikációra használható hardverek és szoftverek száma az emailtől a chaten keresztül a Facebookig, a  mobiltelefontól az okostelefonig, az MSN-től  Skype-ig, a mellékletekként küldözgetett dokumentumoktól a közösen létrehozható és módosítható dokumentumokig, gondolattérképekig stb.. És szinte mindegyik újabb lehetőségeket adott arra, hogy hatékonyan kommunikáljunk a megoldandó problémáinkról. Persze egyik sem az az egyetlen üdvözítő módszer, ahogy néha láttatni szeretnék őket, “csak” arra jók, hogy célszerszámokként használjuk őket.  (Mint ahogy az interaktív tábla is csak akkor érdekes, ha nem csak a tanár használja, a Facebookon is lehet hatékony tanulócsoportokat szervezni, és a Twitteren is lehet tanulni is, nem csak csiripelni.)

Ehhez persze jól kell felmérnünk  a kommunikációs helyzetet: mi a megoldandó kérdés, probléma, mi a leghatékonyabb eszköz, hogyan jutunk el leggyorsabban a megoldásig? Az email nagyon jó eszköz egyértelmű, könnyű és/vagy egyszemélyes döntést igénylő helyzetekben. Viszont roppant nagy időpocsékolás, ha több ember véleményét kell összecsiszolni. Arra még mindig a személyes találkozó az egyik legjobb eszköz.Vannak persze olyan szituációk, amikor viszont a személyes találkozót kell kerülni, mert parttalan időtöltés lesz belőle 🙂 (Érdemes azt is végiggondolni, hogy van-e összefüggés a nem megfelelő eszközválasztás és az időmenedzselés között. )

Az ügy ott tart, hogy összefutottam az illetővel, pár szóban vázoltam neki a megoldandó problémát és igyekeztem meggyőzni az emailírás kevéssé hatékony voltáról. Végül megígérte, hogy megírja emailben annak az elérhetőségét, aki konkrétan tud segíteni nekem. Ez nagyjából két hete volt, az email még érkezik.

Nóbik Attila

egyetemi adjunktus, tanulmányi intézetvezető-helyettes Szegedi Tudományegyetem, Bölcsészettudományi Kar Neveléstudományi Intézet Szeged, Petőfi sgt. 30-34, Tel: 06-62-544355, nobik@edpsy.u-szeged.hu A kurzusleírások és egyéb információk ezen a honlapon találhatóak: http://www.staff.u-szeged.hu/~nobik/

Hozzászólás